Инструкция по делопроизводству
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству в высшем учебном заведении, утверждённой приказом Министерства образования РФ от 24.07.2000 № 2286.
1.2. Инструкция предусматривает:
- порядок подготовки, оформления, прохождения распорядительной документации и поручений вышестоящих органов в соответствии с законодательством РФ;
- организацию учета, регистрации, контроля исполнения служебных документов;
- порядок размножения, копирования, тиражирования служебных документов, порядок их систематизации, подготовки для сдачи в архив, хранения и использования;
- сосредоточение всей технической работы с документами в общем отделе и других делопроизводственных подразделениях.
1.3. Руководство и контроль за правильным ведением делопроизводства в университете осуществляет общий отдел университета.
Общий отдел разрабатывает локальные нормативные акты по делопроизводству, дает указания по вопросам организации и ведения делопроизводства обязательные для исполнения структурными подразделениями университета, проверяет состояние делопроизводства в подразделениях и осуществляет обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства.
1.4. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. С ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие непосредственное отношение к исполнению этих документов. Ознакомление других лиц, а также опубликование в печати документальных материалов допускается только с разрешения руководства университета.
1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, в соответствии с нормативными требованиями по делопроизводству, их сохранность в структурных подразделениях возлагается на их руководителей (деканов, зав. кафедрами, начальников отделов и т.д.)
Руководители структурных подразделений в вопросах делопроизводства:
- обеспечивают ведение делопроизводства в соответствии с установленными требованиями ГОСТ, Инструкции по делопроизводству и другими нормативными документами;
- обеспечивают своевременную передачу документов в иные структурные подразделения университета, должностным лицам и в иные организации;
- докладывают руководству университета о ходе выполнения данных им поручений;
- обеспечивают сохранность образующихся в текущем делопроизводстве документов вплоть до сдачи их в архив университета;
- принимают меры к сокращению объема переписки, не допуская ее по вопросам, которые возможно решить путем личных переговоров или по телефону;
- обеспечивают рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаги.
1.6. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях университета возлагается на работников, назначенных ответственными за эту работу в соответствии с утвержденными должностными инструкциями, приказами и распоряжениями ректора, проректоров, деканов.
1.7. Работники структурных подразделений
- должны знать основы делопроизводства, правила составления основных видов документов, написания заявлений, анкет, писем и т.д.;
- несут ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, за сохранность находящихся у них служебных документов;
- должны обеспечивать прохождение своих заявлений, иных подготовленных ими документов до исполнителей (отдел кадров, бухгалтерия, ПФО, общий отдел, УМУ и др.);
- об утрате документов докладывают руководителю подразделения и сообщают в общий отдел.
1.8. Передача служебных документов и их копий лицам, не являющимися работниками университета, допускается с разрешения руководства университета.
1.9. В подразделениях университета, где по штату не предусмотрен специальный работник для ведения делопроизводства, распоряжением руководителя подразделения назначается работник, ответственный за эту работу.
1.10. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены руководителем подразделения со структурой университета, установленным порядком работы, Инструкцией по делопроизводству, номенклатурой дел и должностной инструкцией.
1.11. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку, имеющиеся у него документы по указанию руководителя подразделения передаются другому работнику, который обязан принять меры к их сохранности и своевременному исполнению.
При увольнении или перемещении работника, ответственного за ведение делопроизводства, производится передача дел и документов иному назначенному лицу, о чем составляется акт приема-передачи документов, который утверждается ректором (проректором), копия акта передается в архив университета.
1.12. Запрещается служебная переписка между структурными подразделениями университета.
Ведение переписки с вышестоящими организациями осуществляется ректором или проректорами; с другими организациями, от имени университета - ректором, проректорами или по письменному поручению ректора - руководителями структурных подразделений (деканами, начальниками отделов и т.д.)
1.13. Положения данной Инструкции распространяются на все виды делопроизводства, в том числе и на организацию работы с документами, создаваемыми с использованием средств вычислительной техники.
1.14. Выполнение настоящей Инструкции обязательно для каждого работника университета, с ее требованиями работники должны быть ознакомлены под расписку руководителем структурного подразделения.
1.15. Порядок работы с документами секретного делопроизводства с грифом «ДСП», письмами и заявлениями граждан определяется специальными нормативными актами.
2. ДОКУМЕНТЫ УНИВЕРСИТЕТА.
2.1. Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленным правилам необходимой для деятельности университета информации, т.е. в создании документа. Виды документов, создаваемые в университете:
- организационные документы (Устав, должностная инструкция, Положение, штатное расписание, структура и штатная численность;
- распорядительные документы (приказ, распоряжение, решение);
- информационно-справочные документы (акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, заявление, письмо, факс, справка, доклад, телеграмма, международная телеграмма, телефонограмма, ).
2.2. Комплекс документов определяется:
- кругом вопросов, решаемых университетом для обеспечения уставной деятельности;
- структурой университета;
- объемом и характером взаимосвязей с другими учреждениями и организациями.
2.3. Отбор видов документов, необходимых и достаточных для работы университета, производится на основе, утвержденной ректором и согласованной с ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области номенклатуры дел, с указанием сроков хранения, а также описи дел постоянного и временного срока хранения.
2.4. Распорядительные документы, поступающие в университет из вышестоящих организаций, доводятся до подведомственных подразделений, посредством:
- издания распорядительных документов, в которых излагается содержание документов вышестоящей организации применительно к задачам университета, и намечаются конкретные мероприятия, подлежащие осуществлению;
- ссылки на наименование, номер и дату документа вышестоящей организации, при издании документов на их основе.
2.5. С целью усовершенствования делопроизводства, в университете устанавливаются единые правила оформления документов. Для сокращения количества применяемых форм документов используются унифицированные формы документов (УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации», а также унифицированные формы первичной учетной документации по учёту труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года № 1.
3. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.
3.1. Документирование управленческой деятельности.
Документирование управленческой деятельности заключается в создании управленческих документов на бумаге или других носителях.
Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы и телефонограммы и т.д.), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей.
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать, установленные ГОСТом и иными нормативными актами правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное исполнение, поиск и возможность обработки документов с помощью компьютерной техники.
Документ считается ненадлежащим образом оформленным при отсутствии реквизитов, обязательных для данного документа (например: наименования министерства, агентства, наименования университета – автора документа, названия вида документа, номера, даты, индекса, заголовка к тексту, текста, виз, подписи и т.д.).
В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен, если этого требует назначение документа.
3.2. Бланки документов.
Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный набор реквизитов (приложение 1) и порядок их расположения (приложения 2, 3).
Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа. Бланк включает только постоянную информацию об организации – авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа. Бланк придает информации официальный характер.
Реквизит – обязательный элемент, присущий определенному виду документа.
Расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», иным унифицированным формам.
В университете применяются бланки:
- общий бланк для создания многих видов документов, кроме письма, (приложение 4),
- бланк письма (приложение 5, 6,),
- бланк конкретного вида документа, кроме письма, (приложение 7, 8, 9,10).
Должностные лица могут иметь свои бланки – бланк должностного лица.
Бланки структурного подразделения или должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения имеет право подписи документов.
Бланки каждого вида документа могут изготовляться на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов.
В случаях, когда реквизиты размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов.
Для бланков должна применяться бумага форматов:
- А4 (210 х 297мм) – для приказов, распоряжений, служебных писем и других текстовых материалов объемом больше 15 строк машинописного текста;
- А5 (148 х 210мм) – для выписок из приказов, сопроводительных писем и других документов объемом до 15 строк машинописного текста, вместе с подписью.
Допускается также изготовлять бланки на бумаге форматов:
- А3 (297 х 420мм) – для оформления документов, содержащих таблицы с большим количеством граф (формуляры, расписания, графики и т.д.),
- А6 (105 х 148мм) – для оформления некоторых видов должностных бланков, для оформления резолюции, для карточек и почтовых открыток.
Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона.
На бланках документов левое поле должно быть не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 20 мм, нижнее – не менее 20 мм.
Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать копии бланков, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного вида документа на персональном компьютере.
Для служебных писем используются бланки университета, изготавливаемые только типографским способом, по заказу общего отдела, которые имеют в качестве реквизита герб ПГУ и являются бланками строгой отчетности. В структурные подразделения бланки выдаются в общем отделе по заявке, подписанной проректором и руководителем подразделения. Испорченные бланки сдаются в общий отдел для отчета. Использование ксерокопий данных бланков при создании документов не допускается.
Употребление бланков произвольной формы не разрешается. Подразделения университета заказы на изготовление бланков структурного подразделения производят через отдел материально-технического снабжения по согласованию с общим отделом университета.
3.3. Оформление реквизитов документов.
3.3.1.Наименование организации – автора документа.
Состав реквизитов организационно-распорядительных документов в Российской Федерации определен ГОСТом Р 6.30-2003.
В бланках университета полиграфическим способом печатаются следующие реквизиты:
герб, полное название вышестоящей организации (Агентства), вуза, код организации, ОГРН юридического лица, ИНН/КПП, код формы документа; справочные данные об организации: почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, электронный адрес; наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, ссылка на номер и дату, заголовок к тексту.
Все реквизиты бланков и трафаретный текст печатаются в одну краску (желательно черную).
Изображение герба ПГУ на бланках (в университете используется бланк письма с угловым расположением реквизитов) помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита «Наименование организации». Над наименованием организации указывают полное наименование вышестоящей организации, Агентства - мелким шрифтом строчными буквами. Наименование университета указывается в точном соответствии с Уставом Пермского государственного университета, прописными буквами, сокращенное наименование помещается вслед за полным наименованием.
Наименование структурного подразделения университета указывается в том случае, если оно является автором документа и располагается ниже наименования организации (университета), печатается мелким шрифтом строчными буквами.
3.3.2. Название документа должно соответствовать его содержанию, Табелю унифицированных форм документов.
3.3.3. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиально – дата его принятия; для документа, требующего утверждения – дата его утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Для документов, составленных одновременно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.
Даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом, элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год, (если порядковый номер месяца или число состоит из одной цифры, то перед ним ставится 0), например: (08.09.2003).
В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат,
например: 10 февраля 2003 г. или 2 сентября 2003 года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.
Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.
3.3.4. Подпись документа.
Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их содержание и законность. Основными способами удостоверения документов является подписание, утверждение и проставление печати.
Подпись - обязательный реквизит документа.
Документы, направляемые университетом в вышестоящий орган, подписываются ректором или по поручению ректора – проректором.
Документы, направляемые университетом в адрес других организаций, подписываются ректором, проректорами или по поручению ректора, руководителями подразделений университета.
Реквизит ”подпись” располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения, в состав подписи входят:
наименование должности подписывающего документ, личная подпись, ее расшифровка и дата подписания.
Например:
Первый проректор-проректор по научной работе
Пермского госуниверситета, профессор _________________ В.М.Суслонов
подпись20.06.2004
В документах, составленных комиссией, указываются в первую очередь их обязанности в составе комиссии, а затем должности.
Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем.
При подписании документа несколькими должностными лицами разного уровня, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают на одном уровне.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем.
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица.
Например:
Вр. И. О. ректора
Пермского госуниверситета,доцент В.А. Шерстнев
При этом не допускается дописывание отметки «за» или проставление косой черты перед наименованием должности.
Подлинная подпись может быть заменена факсимиле. Факсимильное воспроизведение подписи (факсимиле) – штамп (клише) с воспроизводящей подписью лица. Факсимиле в университете может изготавливаться для ректора и проректоров, хранится в первом отделе и выдается начальником первого отдела.
Факсимиле проставляется на приглашениях, грамотах, благодарственных письмах, иных документах, не носящих финансового характера и не являющихся распорядительными документами при отсутствии лица, для которого изготовлено факсимиле, а также по его распоряжению или с его разрешения.
Подлинная подпись не может быть заменена факсимиле при заверке дипломов и иных документов об образовании, приказов, распоряжений, договоров.
3.3.5. Согласование документа.
Согласование документа проводится при необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам.
Согласование документа может проводиться, как внутри университета (подразделениями и должностными лицами), так и вне него (с подчиненными и не подчиненными организациями).
Внутреннее согласование оформляется путем визирования документа или проекта документа должностным лицом. Виза включает личную подпись, ее расшифровку, дату визирования, должность визирующего. Визы проставляются на последнем листе подлинника распорядительного документа (или на обороте), на копии отправляемого документа (письма).
Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка «замечания прилагаются».
Замечания докладываются лицу, подписывающему документ.
Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом.
Гриф согласования располагается ниже подписи в левой части последнего листа на лицевой стороне документа и включает слово СОГЛАСОВАНО, которое пишут крупными буквами (без кавычек и знаков препинания на конце), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Директор ВНИИ документоведения
и архивного дела______________ А.Э. Петров
“__”___________ 200___г.
Если согласование проводится с коллегиальным органом или посредством письма, то согласование оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Решение заседания
Правления банка “Прогресс”
Протокол от 03.02.2004 № 21СОГЛАСОВАНО
Письмо НПО “Неорганические материалы”
от 12.03.2004 № 12-3/186Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования.
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, на документе делается отметка “Лист согласования прилагается”.
Внешнее согласование осуществляется в следующем порядке:
- с подведомственными университету и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих при издании документа или (когда содержание документа затрагивает их интересы);
- с общественными организациями – в случаях необходимости или в случаях, предусмотренных положениями об этих организациях;
- с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль, в определенной области (экологический, пожарный и т.д.);
- с вышестоящими организациями, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих организаций.
3.3.6. Утверждение документа
Способом введения документа в действие является его утверждение.
Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу с момента его утверждения, либо с момента, указанного в распорядительном документе.
Документы, издаваемые в университете, приведённые в приложении 11, утверждаются ректором или проректорами университета, вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.
Утверждение документа производится двумя способами:
- проставлением грифа утверждения,
- изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).
Положения об институтах, центрах, факультетах, кафедрах, структурных и иных подразделениях университета подлежат утверждению ректором университета и приобретают юридическую силу с момента их утверждения.
Гриф утверждения помещается в правой верхней части документа, состоит из слова, УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения: УТВЕРЖДАЮ
Ректор Пермского госуниверситета, профессор
__________________ В.В. Маланин
«___» ______________ 200__ год.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, указанием, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ) наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНА
приказом ректора Пермского государственного университета от 01.03.2003 № 24
УТВЕРЖДЕН
решением Ученого совета
Пермского госуниверситета
от 05.04.2003 № 12
Вносить изменения или добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.
Ответственность за качество подготовки документа и достоверность содержащихся в нем данных возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документ.
3.3.7. Реквизит «Печать».
При необходимости документ заверяется печатью с изображением герба РФ, печатью университета или печатью структурного подразделения.
Печать с изображением герба РФ ставится на документах, где воспроизведение оттиска этой печати специально предусматривается действующим законодательством.
Примерный перечень документов, которые заверяются печатями, дан в приложении 12.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и часть подписи.
На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте.
Как правило, это место нанесения печати обозначается символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
Печать структурного подразделения (не гербовая), может ставиться на копиях документов, направляемых в другие учреждения; размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке; на справках, подтверждающих факты, связанные с трудовой деятельностью и обучением граждан.
3.3.8. Реквизит «Адресат».
Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату точно и без неоправданных затрат труда.
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу, гражданам.
При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица, наименование организации пишут в именительном падеже, например:
НПО «Искра»
Отдел аспирантуры
или
Профком сотрудников ПГУ
При направлении документа должностному лицу, название организации, структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата – дательном.
Например:
Ректору Пермской государственной фармацевтической академии, профессору Г.И. Олешке
или
АО «Мотовилихинские заводы»
Отдел главного металлурга
Главному металлургу
Ю.В. Круглову
При адресовании документа нескольким однородным организациям, их названия следует указывать обобщенно
Например:
Деканам факультетов
университета,
заведующим кафедрами
химического факультета
При этом документ не должен содержать более четырех адресов. Слово копия перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.
Если адресатов более четырех, рекомендуется составлять список рассылки документа.
Полный почтовый адрес указывается, в соответствии с почтовыми правилами,
Например:
Редакция газеты «Местное время»
ул. Крупской, 32, г. Пермь, 614028
Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные органы и постоянным респондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.
Например:
А.А. Калинину
ул. Садовая, д. 5, кв. 28
г. Пермь, 614058
3.3.9. Реквизит «Резолюция».
Указания по исполнению документа даются в форме резолюции ректором или проректорами университета
Резолюция, как правило, пишется от руки в верхней свободной от текста части первой страницы документа. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручений, срок исполнения, личная подпись руководителя, дата резолюции.
При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (лицо, названное в резолюции первым), ответственность за своевременное и правильное исполнение задания в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
3.3.10.Оформление приложений к документу.
Приложения к документу могут быть трех видов:
- приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (приложения к нормативным актам);
- приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;
- приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемыми с сопроводительным письмом.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:
Приложение: на 10 л. в 3 экз.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.
При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами:
Приложение 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.
Приложение 2. Смета расходов на 4 л. в 1 экз.
Если приложение в свою очередь имеет приложение, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:
Приложение: Договор от 31 марта 2004 года № 17 и приложение к нему, всего на 25 л.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.
Приложения оформляются на стандартных листах с необходимыми реквизитами (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделения, ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т.д.)
Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметка о приложении имеет вид:
Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу ставится отметка с указанием названия распорядительного документа, его дата и номер. Например:
Приложение № 1
к приказу Росархива
от 2 марта 2004 № 101
3.4.Оформление отдельных видов документов.
Примерный перечень наиболее употребляемых видов документов приведен в приложении 13
3.4.1.Приказ – локальный акт, издаваемый ректором университета для решения основных и оперативных задач. Приказ может быть издан ректором или проректором, исполняющим обязанности ректора в случае его отсутствия, а также проректором в соответствии с его полномочиями.
В приказах по основной деятельности решаются вопросы учебной, хозяйственной, финансовой деятельности, планирования, отчетности, учебно-воспитательного процесса и т.п.
Приказы, издаваемые в университете, имеют следующую буквенную индексацию:
- по основной деятельности – без индекса (безлитерные),
- по личному составу (кадровые, кадровые хозяйственные) – «к», «хоз»,
- по личному составу НИЧ (кадровые НИЧ) – «к/нич»,
- по контингенту аспирантов, докторантов (аспирантские) – «асп»,
- по контингенту студентов (учебные)- «уч»,
- о практике и командировках студентов, аспирантов (учеба за пределами университета) - «уч-пр»,
- о командировках работников (командировочные) – «1-ком»,
- об отпусках работников (отпускные)- «отп».
Приказы в пределах года имеют порядковую нумерацию по каждому индексу отдельно, регистрация приказов ведется в журнальной форме в общем отделе университета.
Приказы должны оформляться на бланке университета, иметь комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 (приложения 7,8,9).
Употребление для издания приказов бланков произвольной формы не допускается. Приказы кадровые о приеме на работу, увольнении, переводе, поощрениях, приказы об отпусках, командировках работников оформляются в университете на бланках унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ.
В связи с внедрением подсистемы «Образовательная деятельность» ЕТИС ПГУ, учебные приказы издаются в соответствии с трафаретными формами, утвержденными приказами ректора.
Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения ректора университета или проректоров по соответствующему направлению деятельности.
Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями университета по поручению ректора, проректоров или по собственной инициативе. К проекту приказа составляют список рассылки, куда входят подразделения университета, должностные лица, которых касается приказ.
Издание приказа включает:
- подготовку проекта приказа, согласование проекта, печатание на бланке, визирование, подписание ректором, проректорами, регистрацию.
Составитель проекта приказа отвечает за содержание, стиль исполнения и качество его оформления. Проекты приказов, небрежно оформленные и с большим количеством правок, к печатанию не принимаются.
- согласование проекта приказа осуществляется путем визирования. Визируют проект составитель, руководитель структурного подразделения, ректор (проректор). Проекты приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения, визируют начальник ПФО, главный бухгалтер или их заместители. Проекты учебных приказов при необходимости визируют начальник УМУ или его заместитель, проекты приказов по основной деятельности и распоряжений визирует работник юридического отдела.
- передача на подпись проектов приказов ректору и проректорам производится через их секретарей, руководителям структурных подразделений – через делопроизводителей этих подразделений.
- проекты приказов со всеми необходимыми подписями приносят в общий отдел работники подразделений, ответственные за делопроизводство, приказы формируются и печатаются общим отделом.
Приказ должен иметь заголовок, который начинается, как правило, с предлога «О» («Об») и отражает краткое содержание приказа.
Например: «Об утверждении…», «О регистрации…», «О создании …», «О проведении…», «По личному составу работников», «Об отпусках работников» и т.д.
Оформляется приказ на бланке. Приказ должен иметь дату, номер, заголовок, текст, подпись, визы, согласование. Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной части.
Констатирующая часть – это кратко изложенные цели и задачи, факты или события, послужившие причиной издания приказа. Она может и отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. В этом случае текст приказа начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишут прописными буквами от нулевого положения табулятора (левое поле). При наличии двух частей приказа, распорядительная часть отделяется от констатирующей части, словом ПРИКАЗЫВАЮ.
Текст распорядительной части делится на пункты, в которых указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения.
Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте.
В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Например:
«Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».
Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу.
В правом верхнем углу таких документов, от пятого положения табулятора пишут слово «приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты, номера.
Например, Приложение № 1
к приказу ректора
от 02.03.2004 № 198
Приложения должны быть подписаны составителем и его руководителем.
Страницы приказа и приложения нумеруются, как единый документ.
Подписываются, как правило, два первых экземпляра приказа, завизированные руководителями соответствующих структурных подразделений и юристом. В состав подписи входят: обозначение должности лица подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка,
например:
Ректор
Пермского госуниверситета,
профессор В.В. Маланин
Внесение изменений и дополнений в приказ после подписания не допускается без разрешения подписавшего документ.
Первый экземпляр подписанного приказа со всеми необходимыми визами хранится у начальника общего отдела, второй подписанный экземпляр приказа с визой главного бухгалтера или его заместителя передается под расписку в расчетный отдел сотрудников (расчетный отдел студентов – учебные).
3.4.2. Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый ректором (проректорами) университета (по деятельности факультета – деканами) по вопросам информационно-методического характера, оперативного управления деятельностью университета и по конкретным вопросам.
Распоряжения могут быть рассчитаны на длительный срок действия и кратковременные, касающиеся быстрого решения конкретного вопроса. Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной части. В первой указывают цель или причину распоряжения, во второй, начинающейся словом, ОБЯЗЫВАЮ, - предписываемые действия. Подготовка и оформление распоряжения проводится по тем же правилам, что и приказ (приложение 10).
3.4.3. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной части и основной.
В вводной части заполняются следующие реквизиты: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Повестка дня»
На бланке протокола (приложения 16,17,18) эти реквизиты могут иметь типографское исполнение.
Основная часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.
Текст каждого раздела строится по схеме: слушали, выступили, постановили (решили).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему.
Постановление (решение) печатается полностью.
Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.
Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарём.
Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимающих участие в работе совещания.
3.4.4. Акт – справочно-информационный документ.
Составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожения документов, акты аварий и т.д.)
Текст акта состоит из двух частей: вводной части и констатирующей.
В вводной части акта указывают основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие).
В констатирующей части акта излагают установленные факты, выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например:
Составлен в 3-х экземплярах:
1-й экземпляр – бухгалтерия,
2-й экземпляр – отдел М и ПД,
3-й экземпляр – факультет.
Некоторые акты подлежат утверждению: изданием распорядительного документа или руководителем, к компетенции которого относится содержание акта.
Акт может иметь гриф согласования.
Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении.
Акты оформляются на общем бланке, внутренние акты могут быть оформлены не на бланке. Образец формы акта приведен в приложении 19 .
3.4.5. Служебное письмо.
Все деловые письма можно разделить на подтверждающие свершившийся факт и предваряющие возможность его свершения.
По содержанию и назначению письма, как вид документа, могут быть: инструктивные (директивные) письма - приглашения
гарантийные письма – подтверждения
информационные письма – напоминания
рекламные письма – предупреждения
коммерческие письма – извещения и др.
письма-запросы
Применяются письма «сопроводительные», которые сопровождают материальные ценности или другие документы. Они не требуют ответа, но их наличие имеет юридическое значение.
В современном делопроизводстве письмо выступает, как деловой документ, язык которого представляет известные трудности при стандартизации.
Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы:
а) письма, требующие письма – ответа;
б) письма, не требующие письма – ответа.
В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа. Письмо должно быть кратким, чётким, тщательно отредактированным, составленным, как правило, по одному вопросу, объёмом не более двух страниц.
Письмо состоит из следующих основных частей:
- обращение,
- вступление,
- основное содержание,
- заключение.
При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сфера деятельности и т.д.
Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются, например:
«Уважаемый Сергей Петрович!»; «Господин Титов!»;
«Уважаемый господин Титов!»; «Сергей Петрович!»
При обращении к высшим должностным лицам органов власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам различных вероисповеданий принято обращение с указанием должности без фамилии: «Господин Президент».
Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ.
Основное содержание письма составляет описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, отказов, напоминаний и т.п.
Для составления служебных писем от имени университета используется бланк письма университета формата А4 (приложение 5), а от имени и в пределах их компетенции - бланки структурных подразделений. Письма от имени университета подписывает ректор (проректор) или по поручению ректора – руководитель структурного подразделения. Письма от имени факультета и иных структурных подразделений – подписывает декан, руководитель структурного подразделения.
Все служебные письма подписанные ректором (проректором), регистрируются в общем отделе в журнале “Исходящая почта” и им присваивается номер, состоящий из индекса подразделения, подготовившего письмо, номера журнала (3) и порядкового номера по журналу.
3.4.6. Телеграмма составляется согласно образцу (приложение 22). Структурные подразделения университета самостоятельно занимаются отправкой телеграмм.
Текст телеграммы излагается кратко, ясно, по возможности без предлогов, союзов и местоимений, знаки препинания обозначаются: ЗПТ, ТЧК, ДВТЧ, КВЧ, ТИРЕ и употребляются только в тех случаях, когда их отсутствие может изменить смысл сообщения. Цифровые данные в телеграммах рекомендуется писать словами.
Текст печатается на одной стороне листа через два интервала прописными буквами, без переносов, абзацев и исправлений в двух экземплярах, первый передается в телетайпную, другой, с отметкой о времени ее приема, подшивается в дело соответствующего структурного подразделения.
В телеграмме под чертой указывается обратный адрес, сокращенное наименование университета, должность лица, подписавшего телеграмму, его фамилия, инициалы и дата.
Исправления, внесенные при подписании телеграммы, должны быть оговорены под чертой надписью “исправленному верить” и заверены составителем.
Правительственные телеграммы подписываются только ректором или проректором.
Перед адресом указываются категории телеграммы: “Правительственная”, “Молния”, “Срочная” и др.
В телеграмме обязательно указывается полный почтовый адрес и фамилия получателя.
При оформлении телеграммы через телеграф почтового отделения их оформление производится отдельно по каждому почтовому адресу.
Телеграмма должна быть завизирована главным бухгалтером или его заместителем, кроме телеграмм, подписанных ректором.
Передача местных телеграмм (в пределах города) запрещается, срочная информация в местные адреса передается телефонограммами.
3.4.7. Телефонограмма.
Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем и отправителем в журнале учёта исходящих и входящих телефонограмм.
Юридическая сила поступившей телефонограммы (приложение 22) определяется следующими реквизитами:
- исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
- должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;
- должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;
- входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов, тексты должны быть не сложными, не должны содержать трудно произносимых слов, составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем организации или ответственным исполнителем.
Датой телефонограммы является дата ее передачи.
3.4.8. Факс.
Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя и прием этой информации в виде копии (факсимиле), называемую факсом или телефаксом.
Передача корреспонденции по факсимильной связи в другие организации осуществляется с разрешения ректора или проректоров университета, через узел компьютерной связи (далее УКС).
Требования к составлению и оформлению сообщений, передаваемых с помощью факсимильной связи, определяются видом отправляемого документа (договор, письмо, протокол и т.д.)
Оригиналы документов, переданных по факсу, возвращаются в структурное подразделение с пометкой Faх (дата и время) и подшиваются в дело. Работник УКС, ответственный за факсимильную связь, регистрирует в журнале дату и время передачи факсимиле.
3.4.9. Электронными сообщениями называются документы, передаваемые по каналам электронной почты.
В соответствии с Федеральным законом “Об информации, информатизации и защите информации” (статья 5) юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной подписи признается при наличии программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи и установленного режима их использования.
Право удостоверять идентичность электронной подписи осуществляется на основании лицензии.
Сообщения, передаваемые электронной почтой, используются для пересылки сообщений между средствами ЭВТ (электронно-вычислительной техники) внутри одной организации, между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
Адресат электронной почты получает изображение документа на экране ПК или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи принтера.
Каждому абоненту электронной почты выделяется индивидуальный “почтовый ящик”, которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
Требования к оформлению документов, посылаемых электронной почтой, аналогичны требованиям, изложенным в разделе служебное письмо.
3.4.10. Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска и др.
Заявление может быть написано от руки в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном в данной организации.
Реквизиты заявления:
- наименование вида документа – заявление,
- дата,
- адресат (кому направлено),
- от кого направлено,
- текст,
- подпись,
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Образец формы заявления приведен в приложении 20.
3.4.11. Докладная, объяснительная, служебная записки – информационно-справочные документы.
Докладная записка может быть адресована руководителю своей организации, в вышестоящую организацию или в другую организацию, по содержанию и назначению может быть информационной или отчетной.
Внутренние записки пишутся от руки, подписывает автор-составитель, внешние оформляются на общем бланке организации формата А4, подписывает руководитель организации (приложение 20). Текст докладной записки состоит из 2-х частей: изложения фактов, послуживших причиной ее составления и выводов, мнения организации или должностного лица.
Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных документов или объясняющий причины свершившихся фактов, невыполнения каких-либо поручений и др.
Объяснительная записка, поясняющая содержание документа, является приложением к документу, оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. Внутренние объяснительные записки оформляются, как и внутренние докладные записки.
Реквизиты докладной и объяснительной записок:
- наименование организации (наименование министерства, структурного подразделения) – автора документа;
- наименование вида документа (докладная записка, объяснительная записка);
- дата, номер, место издания;
- адресат;
- заголовок, текст;
- приложение (если есть);
- подпись;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Служебная записка - форма внутренней переписки между структурными подразделениями, или от должностных лиц любому адресату внутри организации, кроме прямых руководителей.
Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер, содержать просьбу, предложение. Текст состоит из 2-х частей: изложения фактов и выводов, предложений по излагаемому вопросу.
3.5. Порядок снятия и выдачи копий документов.
Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Копия документа изготовляется и выдается с разрешения ректора (проректоров) университета или руководителя соответствующего структурного подразделения и только с тех документов, которые были изданы в университете и касаются служебной деятельности данного структурного подразделения.
Копии организационно - распорядительных документов (внутренних) изготавливаются в общем отделе университета.
Копия документа воспроизводится полностью (бланк университета, номер, дата, содержание и т.д.) и заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие ее содержания подлиннику.
Заверительная надпись составляется по форме:
- внизу после полного воспроизведения текста ставится штамп «Копия верна», должность, подпись лица, заверяющего копию, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения,
например:
Подпись
Верно
Начальник общего отдела личная подпись В.А. Пепеляева
07.05.2004
На копиях документов (включая ксерокопии) ставятся печати для удостоверения их соответствия подлинникам. При рассылке документов, имеющих юридическую силу (постановления, приказы, распоряжения, инструктивные письма и т. д.), копии рассылаемых документов следует заверять печатью. Допускается заверять копии при пересылке в другие организации или выдаче копии на руки отдельным лицам печатью общего отдела университета.
В правом верхнем углу документа делается отметка, кому выдана копия, а в журнале регистрации и выдачи копий указывается дата и подпись лица, получившего копию.
При оформлении копий, касающихся личных прав и интересов граждан на документе, с которого снята копия, делают отметку, кому и когда она выдана, а на самой копии – отметку о том, что подлинник хранится в данной организации.
Печатью общего отдела университета заверяются ксерокопии дипломов, вкладышей к дипломам работников, аспирантов, докторантов университета.
Печатью отдела кадров заверяются:
ксерокопии Лицензии на право ведения образовательной деятельности в сфере профессионального образования, Свидетельства об аккредитации (ксерокопии данных документов выдаются деканатами факультетов).
копии документов, касающиеся трудовой деятельности работников университета: копии трудовых книжек, копии приказов, копии локальных нормативных актов университета (Устав, Правила внутреннего трудового распорядка и т.п.)
Отзывы на диссертации заверяются Учёным секретарём университета с заверением оттиском печати университета.
Ксерокопии документов изготавливаются в УКС.
3.6. Автоматизация документирования.
Для подготовки документов могут применяться автоматизированные технологии. При этом создаются базы данных (корреспондентов, форм документов, трафаретных текстов и текстовых заготовок), машинные редакторские программы и др.
Порядок разработки, эксплуатации и пользования такими системами определяются стандартами в области автоматизированных информационных технологий.
Для автоматизации документирования в университете введена Единая телеинформационная система (ЕТИС). Порядок эксплуатации и пользования указанной системой устанавливается соответствующими приказами ректора.
4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА.
4.1. Движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот учреждения.
Движение документов в университете должно быть управляемым, оперативным, регламентированным технологической схемой движения документов.
Совершенствование документооборота тесно связано с совершенствованием структуры управления университета.
Требования, предъявляемые к документообороту:
- прямоточность движения документов – документ кратчайшим путём попадает исполнителю, возвратные перемещения документа исключены;
- распределение документов ректору, проректорам, руководителям структурных подразделений согласно их функциональным обязанностям;
- единообразие маршрута движения документов и технических операций с ними, однократность каждой операции.
4.2. Документооборот состоит из следующих потоков:
1. Поступающих (входящих) документов (вышестоящих организаций, подведомственных и неподчинённых учреждений);
2. Отправляемых (исходящих) документов (вышестоящим организациям, неподчинённым, нижестоящим и общественным организациям, отдельным гражданам);
3. Внутренних документов, которые обеспечивают решение задач университета (приказы, распоряжения, протоколы, решения, акты, докладные записки и т.д.). Работу по подготовке внутренних документов осуществляют непосредственно работники структурных подразделений, факультетов, отделов.
Юридическую экспертизу внутренних документов осуществляют работники юридического отдела университета.
Объём документооборота состоит из суммы входящих, исходящих и внутренних документов за определённый период времени.
5. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ.
5.1. Организация контроля.
Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение зарегистрированных документов.
Все поступающие на имя ректора и в адрес университета документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю. Контролю за исполнением документов подлежат также наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы (приказы, распоряжения, решения Учёного совета и т.д.).
Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения и включает в себя непосредственную проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки. Контроль за исполнением документов может осуществляется с помощью автоматизированной системы контроля на базе ЭВМ.
Контроль исполнения документов включает следующие этапы:
- постановка документа на контроль (руководитель (ректор, проректор) делает отметку на документе «КОНТРОЛЬ» или «К», определяет исполнителей, срок исполнения, ставит дату и подпись).
- заполнение работником общего отдела регистрационно-контрольной карточки (приложение 23).
- своевременное доведение документов до исполнителей работником общего отдела (поступившие – в день поступления и регистрации, внутренние – после подписания);
- проверка и регулирование хода исполнения документа путём напоминания ответственным исполнителем специалисту о приближении срока окончания работы над документом – за 10 дней, 5 дней и 2 дня;
- регулярное информирование соответствующих руководителей о ходе исполнения документов на оперативных совещаниях исполнителями.
Ответственность за организацию своевременного и правильного исполнения документов возлагается на руководителей структурных подразделений.
Руководители структурных подразделений обязаны рассматривать состояние исполнительской дисциплины по документам с поручениями ректора (проректоров) университета, а также документы, поступившие в адрес структурного подразделения и требующие исполнения и подготовки ответа.
В структурных подразделениях непосредственный контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или иное лицо, ответственное за делопроизводство.
Контроль за исполнением, зарегистрированных документов, поступивших на имя ректора и в адрес университета возлагается на общий отдел университета.
Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.
Типовые сроки устанавливаются нормативными актами, индивидуальные сроки исполнения указываются непосредственно в тексте документа или в резолюции к нему ректором (проректором).
Срок исполнения документа может быть продлен письменным распоряжением должностного лица, которое его установило сразу после получения документа или не менее, чем за 2 – 3 дня до истечения срока исполнения. Продление срока должно быть мотивировано серьёзными обстоятельствами.
Документ считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нем вопросы и соблюдены следующие сроки:
- если в документе поставлен срок исполнения – в указанный срок,
- документы и поручения без указания срока исполнения – в месячный срок,
- если в документе имеется пометка «срочно», то в трехдневный срок.
Срок исчисляется в календарных днях с дня, следующего за днём подписания документа, трёхдневный срок – в рабочих днях.
5.2. Порядок снятия документов с контроля.
Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в них вопросы или авторам дан ответ по существу.
Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или частичное исполнение поручения, не является основанием для признания документа исполненным.
Основанием для снятия с контроля документов с поручениями ректора или проректоров университета является документ-ответ, подписанный ректором, проректором, либо справка об исполнении документа за подписью руководителя структурного подразделения.
Снятие с контроля зарегистрированных документов в общем отделе производят работники общего отдела путём проставления в журнале регистрации номера и даты письма-ответа (или переносят РКК из контрольной картотеки в справочную), а в структурном подразделении - лицо, ответственное за делопроизводство подшивает исполненный документ в дело.
Снять документ с контроля может только должностное лицо, которое поставило его на контроль, или ректор.
6. ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ И ИСПОЛНЕНИЯ ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ.
6.1. Вся корреспонденция, поступающая в университет, принимается и сортируется работником общего отдела. Проверяется целостность конвертов, упаковки бандеролей и правильность адресования.
Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю.
6.2. Документы сортируются на нерегистрируемые (приложение 23) и регистрируемые.
Цель регистрации документов:
- обеспечить их учет,
- контроль,
- быстрый поиск.
Регистрация документа включает:
- проставление даты, регистрационного номера,
- запись краткого содержания документа.
Главное назначение регистрации документов:
- придание им юридической силы,
- подтверждения факта их поступления,
- создание регистрационно-справочного аппарата.
6.3. Документы, поступившие в адрес университета на имя ректора, проректоров, главного бухгалтера вскрываются (если на конверте не указано «Лично в руки») работником общего отдела. При вскрытии конверта (упаковки) проверяется правильность адресования и наличие вложенных документов.
При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, составляется акт в 2-х экземплярах, один экземпляр акта прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю.
Конверты сохраняются в том случае, если:
- адрес указан только на конверте,
- дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют большие расхождения во времени,
- конверт необходим, как оправдательный документ к расходам по оплате корреспонденции (заказная корреспонденция).
6.4. На всех входящих документах и приложениях к нему в правом нижнем свободном от текста поле первой страницы ставится штамп с указанием порядкового регистрационного номера («входящий номер») и даты поступления.
На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте (не вскрывается в общем отделе ценная корреспонденция, экспресс-почта и корреспонденция из-за рубежа).
6.5. Документы, не требующие визирования ректора (проректоров) университета и адресованные структурным подразделениям университета, направляются работником общего отдела непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Работники деканатов, кафедр и структурных подразделений ежедневно получают корреспонденцию в общем отделе (за своевременную доставку простой корреспонденции в адрес структурных подразделений ответственность несут работники деканатов и кафедр).
Все поступившие в адрес университета или адресованные лично ректору (проректорам) документы должны передаваться ректору (проректорам) в день их поступления.
6.6. Получив документы для исполнения, работник университета должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения.
Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, обязанным ознакомить с документом всех других в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение.
Документы могут тиражироваться и передаваться в отдельные структурные подразделения работниками общего отдела (если исполнителей больше 4-х человек или в резолюции ректора есть на это указание).
6.7. Работник университета обязан обеспечивать оперативность, качество исполнения и сохранность документов, поступивших к нему для исполнения.
Передача регистрируемого документа от одного исполнителя к другому может производиться только через работников общего отдела.
6.8. После решения поставленных в документе вопросов исполнитель в нижней части первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в соответствующее дело.
7. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПРОХОЖДЕНИЯ ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ.
7.1. Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), тиражированию.
7.2. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.
7.3. Документы, подписанные ректором и проректорами, адресованные в вышестоящие и иные организации, регистрируются в общем отделе и доставляются адресатам в пределах города - курьером, в другие города – делопроизводителем общего отдела через отделение почтовой связи.
Делопроизводитель перед отправкой корреспонденции должен проверить правильность ее оформления и адресования. Конвертирование писем производится ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях; упаковка бандеролей производится делопроизводителем общего отдела, отвечающим за отправку исходящей корреспонденции.
7.4. Внутренние документы оформляются и исполняются (используются) в пределах университета.
7.5. Внутренние документы (докладные записки, справки, сводки, заявления) рассматриваются теми лицами, кому они направлены. Прохождение документа до исполнителя обеспечивается заявителем или лицом, подготовившим документ.
8. РЕГИСТРАЦИЯ И ИНДЕКСАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ.
8.1. Регистрация документов.
Регистрация документов в университете производится децентрализовано.
В общем отделе регистрируется - входящая корреспонденция:
- на имя ректора, проректоров,
- адресованная в университет, без указания конкретного адресата,
- правительственная;
исходящая - от имени ректора, проректоров университета, ответ на запрос, подписанный руководителем структурного подразделения;
внутренние документы - приказы, распоряжения.
Регистрация производится в журналах или компьютере в общем отделе.
Протоколы совещаний, проводимых ректором, проректорами университета, регистрируются и хранятся Учёным секретарём университета.
Входящие документы регистрируются в день поступления, а исходящие и внутренние документы в день подписания.
8.2. Индексация документов.
Каждому структурному подразделению университета присваиваются цифровые индексы (приложение 33).
Исходящим номером отправляемого документа является цифровой номер (индекс) структурного подразделения, которое отправляет письмо, номер журнала, в котором регистрируется исходящая почта и порядковый номер регистрации письма по этому журналу в течение текущего года. Например:
Приемная комиссия имеет цифровой индекс 11, журнал регистрации 3, порядковый номер регистрации письма по журналу № 3 – 528 и дата регистрации: № 11 – 3/ 528 от 15.04.2004.
Делопроизводитель общего отдела проверяет правильность оформления исходящих документов (наличие подписи, даты, номера регистрации, адреса, ссылки на входящий документ, согласования, отметки об исполнении и направлении в дело, фамилии исполнителей, № телефона и др.), регистрирует второй экземпляр и вносит необходимые записи в журнал.
Исходящие факсы оформленные на бланке письма, отправляются в узле компьютерной связи университета по разрешению ректора или проректора с оформлением бланка-заявки.
9. ПОСТРОЕНИЕ СПРАВОЧНОГО АППАРАТА.
9.1. В общем отделе и структурных подразделениях университета справочным аппаратом являются журналы регистрации корреспонденции или учет на персональных компьютерах
Справочные журналы заводятся на документы, поступившие на имя ректора, проректоров или в адрес Пермского государственного университета.
9.2. Справочным аппаратом для исходящих документов являются журналы регистрации этих документов, реестры, квитанции или учет на ПК.
10. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ.
10.1. Руководители структурных подразделений университета обеспечивают оперативное рассмотрение документов, передачу их исполнителю в день поступления, контроль за качественным исполнением документов.
10.2. При рассмотрении корреспонденции руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.
Документы, присланные для согласования, рассматриваются в день их поступления.
Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с резолюцией руководителя.
Срочные документы передаются немедленно.
10.3. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, подписание ректором или проректором или руководителем структурного подразделения, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в 4-е адреса, исполнитель готовит список на рассылку.
10.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов, исполнитель осуществляет промежуточные действия, как запрос сведений, телефонные переговоры, и т.д., подготавливая окончательное решение к намеченной дате.
10.5. При наличии ответственного исполнителя, все остальные исполнители своевременно проводят анализ информации и представляют ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимые документы (проекты документов, справок, сведений и т.д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за недостоверность информации, использованной при подготовке документа.
10.6. Исполнитель несет ответственность за несоблюдение требований исполнительской дисциплины, за неправильное использование действующих нормативных документов в подготовке, оформлении и исполнении документов в срок.
10.7. Исполнитель имеет право пользоваться автоматизированным банком данных университета, справочно-информационными фондами и библиотеками для получения необходимой информации, в пределах своих должностных обязанностей.
11. ПЕЧАТАНИЕ И ТИРАЖИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ.
11.1. Печатание документов, направляемых в вышестоящие организации, осуществляется в структурных подразделениях, готовящих эти документы.
11.2. Тиражирование производится на копировальных аппаратах в подразделениях или в узле компьютерной связи, или типографии университета.
Тиражированию подлежат документы, относящиеся к служебной деятельности университета (приказы, распоряжения).
Тиражирование документов «Для служебного пользования» производится с разрешения Первого отдела университета.
Контроль за тиражированием документов в структурных подразделениях возлагается на руководителей.
11.3. Для тиражирования принимаются служебные документы, изготовленные машинописным способом на пишущей машинке или ПК. Для тиражирования документов заполняется заказ, который подписывает руководитель подразделения.
Размноженные документы и оригиналы выдаются заказчику под расписку.
11.4. В УКС ведется журнал учета тиражированных документов, в общем отделе – журнал учета рассылок тиражированных документов.
12. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ,
ШТПАМПОВ И БЛАНКОВ.
12.1. Печати и штампы университета, структурных подразделений изготавливаются с письменного разрешения ректора. Заказы на их изготовление размещаются через отдел кадров.
12.2. Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов, бланки с угловыми и продольными штампами университета, удостоверения личности, командировочные удостоверения, трудовые книжки, дипломы.
12.3. Учет всех печатей и штампов, имеющихся в университете, ведется в Первом отделе, выдача их осуществляется под расписку лицам, ответственным за хранение печатей и штампов в каждом подразделении.
12.4. Выдача бланков университета с угловым штампом производится в общем отделе под расписку в соответствующем журнале учета.
12.5. Журналы учёта включаются в номенклатуру дел. Листы их нумеруются, прошиваются и опечатываются.
12.6.
Печати, штампы и бланки должны храниться в сейфах или металлических шкафах.
12.7. Ответственность за хранение и использование печатей, штампов и бланков в структурных подразделениях несут секретари или лица, ответственные за ведение делопроизводства.
12.8. Уничтожение бланков испорченных или устаревших производится по акту с отметкой в соответствующих журналах учета.
12.9. Печати и штампы уничтожаются по акту работником Первого отдела.
12.10. Проверка наличия печатей, штампов и бланков, а также порядка их хранения и использования производится комиссией не реже одного раза в год одновременно с проверкой состояния делопроизводства.
13. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ.
В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов в делопроизводстве. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел.
13.1. Номенклатура дел университета – оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в университете, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
13.2. Сводная номенклатура дел университета (приложение 24) составляется общим отделом университета при методической помощи архива университета, не реже одного раза в пять лет на основе номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 25).
13.3. Номенклатуры дел структурных подразделений разрабатываются их руководителями с привлечением ведущих специалистов, согласовываются с общим отделом и архивом университета.
13.4. Номенклатура дел университета визируется заведующей архивом университета, начальником общего отдела и после одобрения Экспертной комиссией (ЭК) университета, согласовывается с Экспертно-проверочно-методической комиссией (ЭПМК) государственного архивного учреждения и утверждается ректором.
Структурные подразделения университета получают выписки соответствующих разделов утвержденной номенклатуры дел для использования в работе. В конце каждого года номенклатура дел уточняется, согласовывается с ЭК, утверждается ректором и вводится в действие с 1 января следующего года
13.5. При составлении номенклатуры дел университета следует руководствоваться Уставом университета, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием университета, планами и отчетами о работе, примерной номенклатурой дел высшего учебного заведения, Перечнями типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
13.6. В номенклатуру дел университета включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделений университета.
Названиями разделов номенклатуры дел университета являются названия структурных подразделений; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.
Если в течение года в университете возникают новые непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляют резервные номера.
13.7. Графы номенклатуры дел университета, его структурных подразделений заполняются следующим образом.
В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в университете цифрового обозначения (индекса) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например: 10-05, где 10 – обозначение структурного подразделения
05– порядковый номер заголовка дела по номенклатуре
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.
13.8. В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделений номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел, содержащие постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами и распоряжениями ректора университета. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
Не допускается употребление в заголовках дел неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.).
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
При составлении заголовков дел используются формулировки из примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения.
13.9. Графа 3 заполняется по окончании календарного года. Она предназначена для фиксации факта заведения дел, её данные используют при составлении итоговой записи к номенклатуре о категориях и количестве дел, заведенных в определенном году в университете. Общий отдел и архив используют эти данные для определения и состава образующихся ежегодно дел.
13.10. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М.2000); Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (М.1989).
13.11. В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за оформление дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. В этой графе дают ссылки на решения ЭК.
13.12.. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
14. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ.
14.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дел.
Дела в университете формируются децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях лицами, ответственными за делопроизводство, назначенными приказом ректора. Структурные подразделения формируют в дела документы в соответствии с профилем своего подразделения.
Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел осуществляет общий отдел и архив университета.
14.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
- помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дел,
- помещать в дело только исполненные документы одного календарного или учебного года (исключение составляют личные дела, которые формируются в течение всего периода работы или учёбы данного лица в университете), надлежащим образом оформленные документы по разрешению одного вопроса,
- документы постоянного и временного срока хранения формировать раздельно,
- в дело не помещать документы, подлежащие возврату, а также черновики, лишние экземпляры, металлические скрепки,
- каждое дело должно быть не толще 35-40 мм и содержать не более 250 листов, если документов в деле больше 250 листов, то формируется несколько томов с самостоятельной нумерацией в каждом томе,
- документы внутри дела должны располагаться последовательно, освещая определённые вопросы. Приложения независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к тем документам, к которым они относятся; приложения большого объёма следует группировать в отдельные дела.
14.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель по номенклатуре. На документе проставляются: отметка « В дело №…», дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.
14.4. Документы внутри дела располагают в хронологическом порядке или так, чтобы последовательно освещать решение вопросов, документы по которым входят в данные дела.
14.5. Распорядительные документы группируют в дела по видам в хронологическом порядке, (наиболее ранние документы располагаются в начале дела) с относящимися к ним приложениями.
Приказы по основной деятельности группируют отдельно от приказов по личному составу.
Приказы по личному составу о приёме, переводе, поощрении, увольнении работников формируют отдельно от приказов по личному составу о командировках, отпусках.
14.6. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируют вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
14.7. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
14.8. Утверждённые планы, отчёты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Планы на несколько лет формируются по начальной дате, отчёты за несколько лет формируются по конечной дате.
14.9. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления в логико-хронологической последовательности. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приёма на работу (учёбу), а впоследствии – все остальные документы, возникающие в ходе трудовой (учебной) деятельности работника (студента).
Документы, подлежащие возврату из личного дела студента или работника (подлинники документов об образовании, почётные грамоты и т.д.) помещаются в дело в отдельном конверте, который наклеивается на третью сторону обложки личного дела. На третью сторону обложки личного дела подшиваются студенческий билет и зачетная книжка.
14.10. Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам.
14.11. Предложения, заявления и жалобы граждан по учебно-производственным вопросам и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.
14.12. Переписка группируется за календарный или учебный год и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
15. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ.
15.1. Экспертиза ценности документов – определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения.
15.2. Экспертиза ценности документов в университете проводится при составлении номенклатуры дел, при оформлении дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.
15.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в университете создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Функции и права ЭК университета, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается ректором.
Заседания ЭК протоколируются, протоколы подписывают председатель и секретарь ЭК и утверждает ректор.
15.4. Основными функциями ЭК являются:
- организация ежегодного отбора дел для хранения или уничтожения в соответствии с номенклатурой дел университета;
- рассмотрение и вынесение на утверждение ректором и согласование с ЭПК архивного учреждения проекта номенклатуры дел университета, описей постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 26);
- подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных Перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных Перечнями.
16. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ.
16.1. Дела университета подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс мероприятий по технической обработке и проводится работниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем работников архива университета.
16.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению; дела допускается хранить в скоросшивателях; не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять, учет ведется по номенклатуре дел.
16.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:
нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи; составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов дела; подшивку или переплет дела; оформление обложки (внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела - названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.)
16.4. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.
16.5. Заверительная надпись составляется на отдельном листе – заверителе дела, (приложение 27), подписывается составителем и подшивается в конце каждого дела.
16.6. Внутренняя опись помещается в начале дела и содержит: порядковый номер документа, индекс документа, дату документа, вид документа и краткое содержание, номера листов в деле, примечание (приложение 28).
16.7. Обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 29), обложка личного дела студента (работника) (приложение 30) оформляются по установленным формам.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносят уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, виды и формы отчетности и т.п.).
17. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ.
17.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, сформированные и оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу (приложение 31).
17.2. В структурных подразделениях университета описи составляются ежегодно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, при методическом руководстве работников архива университета. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений.
По этим описям документы сдаются в архив через год после завершения дел в делопроизводстве. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел университета, которую готовит архив, и по которой он передает дела на постоянное государственное хранение.
17.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел университета;
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
- графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
17.4. Описи дел составляются в установленной форме в трех экземплярах.
18. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ.
18.1. С момента заведения и до передачи в архив университета дела хранятся по месту их формирования. В этот период ответственность за сохранность документов и дел несут работники, отвечающие за делопроизводство и руководители структурных подразделений.
Дела находятся в рабочих комнатах или в отведенных для них помещениях, располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность. В целях повышения оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
18.2. Выдача дел подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения ректора (проректора) университета. На выданное дело заводится карточка – заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения ректора (проректора) с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Дела выдаются во временное пользование на срок, не превышающий:
1 месяц – для работников структурных подразделений;
3 месяца – для работников сторонних организаций;
до прекращения дела или вынесения судебного решения – органам суда и прокуратуры.
Состояние дел, возвращаемых в структурное подразделение или архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы.
При обнаружении недостачи отдельных листов или повреждения дел, для привлечения виновных к ответственности составляется акт в 2-х экземплярах, который подписывается виновной стороной, руководителем структурного подразделения (или архива), и утверждается ректором университета.
19. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ.
19.1.Для обеспечения сохранности документов в высшем учебном заведении создается архив вуза.
19.2. В архив университета передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.
19.3. В своей деятельности архив университета руководствуется нормативными и методическими документами Федеральной архивной службы России, положением об архиве университета.
19.4. Дела передаются в архив по описям.
19.5. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом.
Прием каждого дела производится заведующим архивом в присутствии работника структурного подразделения. На экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, подписи заведующего архивом, руководителя структурного подразделения и работника, передавшего дела.
В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел университета, структурным подразделением принимаются меры по их розыску, при необнаружении дел – составляется акт (приложение 32), который подписывается руководителем структурного подразделения, утверждается ректором и передается в архив университета.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению по акту (приложение 26), который рассматривается и подписывается ЭК университета и утверждается ректором.
Приложение 1
к инструкции по делопроизводству
ПЕРЕЧЕНЬ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
|
Наименование реквизита |
Код реквизита |
|
Государственный Герб Российской Федерации |
01 |
|
Герб субъекта Российской Федерации |
02 |
|
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) |
03 |
|
Код организации |
04 |
|
Основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН) |
05 |
|
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) |
06 |
|
Код формы документа |
07 |
|
Наименование организации |
08 |
|
Справочные данные об организации |
09 |
|
Наименование вида документа |
10 |
|
Дата документа |
11 |
|
Регистрационный номер документа |
12 |
|
Ссылка на регистрационный номер и дату документа |
13 |
|
Место составления или издания документа |
14 |
|
Адресат |
15 |
|
Гриф утверждения документа |
16 |
|
Резолюция |
17 |
|
Заголовок к тексту |
18 |
|
Отметка о контроле |
19 |
|
Текст документа |
20 |
|
Отметка о наличии приложения |
21 |
|
Подпись |
22 |
|
Гриф согласования документа |
23 |
|
Визы согласования документа |
24 |
|
Оттиск печати |
25 |
|
Отметка о заверении копии |
26 |
|
Отметка об исполнителе |
27 |
|
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело |
28 |
|
Отметка о поступлении документа в организацию |
29 |
|
Идентификатор электронной копии документа. |
30 |
Приложение 2 к инструкции по делопроизводству
Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
Приложение 3 к инструкции по делопроизводству
Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
Приложение 4
к инструкции по делопроизводству
МАКСИМАЛЬНЫЙ НАБОР РЕКВИЗИТОВ ДЛЯ РАЗРАБОТКИ
БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ.
|
для бланка письма |
для общего бланка |
|
Герб или эмблема организации Наименование вышестоящей организации Наименование организации – автора документа Справочные данные об организации – авторе Код организации Дата документа Регистрационный номер документа Ссылка на регистрационный номер и дату документа |
Герб или эмблема организации Наименование вышестоящей организации Наименование организации – автора документа Наименование вида документа Код формы документа Дата документа Регистрационный номер документа Место составления или издания документа |
(с продольным расположением реквизитов)
Федеральное агентство по образованию
ГОУВПО «Пермский государственный университет»
(ПГУ)
______________ № ____________
г. Пермь
ОБРАЗЕЦ ОБЩЕГО БЛАНКА
(с угловым расположением реквизитов)
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
ГОУВПО «Пермский
государственный университет»
(ПГУ)
ул. Букирева, д.15, г. Пермь, 614990
Тел. (3422)39-63-26, Факс (3422)37-16-11
______________№______________
На №_________ от _____________
Приложение 5
к инструкции по делопроизводству
ОБРАЗЕЦ УГЛОВОГО БЛАНКА ПИСЬМА
|
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Пермский государственный университет» (ПГУ) ул. Букирева, д.15, г. Пермь, 614990 Телефон (3422)39-63-26, Факс (3422)37-16-11 E-mail:info@psu.ru,WWW-сервер:http://www.psu.ru ОКПО 02069071,ОГРН 1025900762150 ИНН/КПП 5903003330/590301001 ____________№______________ На №_______ от _____________ L - |
Приложение 6
к инструкции по делопроизводству
ОБРАЗЕЦ ПРОДОЛЬНОГО БЛАНКА ПИСЬМА
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Пермский государственный университет»
(ПГУ)
ул. Букирева, д.15, г. Пермь, 614990 Телефон (3422)39-63-26, Факс (3422)37-16-11
E-mail:info@psu.ru,WWW-сервер:http://www.psu.ru
ОКПО 02069071, огрн 1025900762150, ИНН/КПП 5903003330/590301001
____________№_______________ - ¬
На №_______ от _____________
L -
Приложение 7
к инструкции по делопроизводству
ОБРАЗЕЦ БЛАНКА РАСПОРЯДИТЕЛЬНОГО ДОКУМЕНТА
(ПРИКАЗА)
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
ГОУВПО «Пермский государственный университет»
ПРИКАЗ
_____________ №________
г. Пермь
Приложение 8
к инструкции по делопроизводству
ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
ГОУВПО «Пермский государственный университет»
ПРИКАЗ
•
15 сентября 2004 г. № 512
г. Пермь
О постановке на воинский учет
студентов ПГУ
В соответствии с Инструкцией " О порядке ведения учета военнообязанных и призывников на предприятиях, в учреждениях, учебных заведениях"
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Начальнику 2-го отдела Федорову В.В. в срок до 15.09.2004 года:
- принять на воинский учет студентов дневного отделения, зачисленных в Пермский государственный университет на 1-й и старшие курсы;
- в установленном порядке выдать студентам призывного возраста справки по форме № 26 для оформления отсрочки от призыва на действительную военную службу на период учебы в университете.
2. Деканам факультетов обеспечить явку студентов мужского пола (независимо от возраста и состояния здоровья), зачисленных в университет в 2004 году во 2-й отдел с паспортами и воинскими документами в срок до 15 сентября 2004 года.
3. Деканам факультетов довести до сведения студентов (мужского пола), что они лично обязаны предоставить до 1 октября 2004 года в военный комиссариат по месту жительства справку по ф. № 26, выданную 2-м отделом университета, для получения отсрочки от призыва на действительную военную службу.
4. Деканам факультетов запретить выдачу студентам справок для военных комиссариатов.
5. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника 2-го отдела ФЕДОРОВА В.В.
Основание: представления начальника 2-го отдела, проректора.
Ректор, профессор В.В. Маланин
Приложение 9
к инструкции по делопроизводству
ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА
Унифицированная форма N Т-1
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г.
N 1
|
Код |
||
|
Форма |
по ОКУД |
0301001 |
|
ГОУВПО «ПЕРМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» наименование организации |
по ОКПО |
02069071 |
|
|
ОГРН |
1025900762150 |
|
|
ИНН |
5903003330 |
|
Номер документа |
Дата составления |
|
|
ПРИКАЗ |
45-К |
19 января 2005 года |
|
Дата |
||
|
Принять на работу |
с |
с 20 января 2005 года |
|
|
по |
|
Табельный номер |
|
|
САЛТЫКОВУ Елену Борисовну |
|
|
фамилия, имя, отчество |
|
Общий отдел |
|
структурное подразделение |
|
делопроизводитель |
|
Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации |
|
условия приема на работу, характер работы |
надбавкой за напряженность труда в размере 450 рублей из средств бюджета и 610 рублей из внебюджетных средств с 20 января по 31 декабря 2005 года
с испытанием на срок 3 месяца (ев)
Основание: трудовой договор от «15» января 2005 года № 12
Ректор Пермского госуниверситета,
профессор В.В. Маланин
ЗАВИЗИРОВАЛИ:
Гл. бухгалтер
Начальник ОК
Юрист
С приказом работник ознакомлен _____________ "__" ______ 20__ г.
личная подпись
Приложение 10
к инструкции по делопроизводству
ОБРАЗЕЦ РАСПОРЯЖЕНИЯ
* ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
ГОУВПО «Пермский государственный университет»
РАСПОРЯЖЕНИЕ
8 октября 2004 г. № 46-расп
г. Пермь
О назначении сотрудников для
работы в системе СУБД Lotus Notes
В связи с проведением работ по расширению использования СУБД Lotus Notes и возникновением необходимости в установке дополнительного сервера, рабочих станций этой системы и перерегистрации пользователей,
ОБЯЗЫВАЮ
деканам факультетов, начальникам подразделений назначить, к 16 августа 2004 года сотрудников для работы в указанной системе с учетом ограниченности лицензий и представить заявки для их регистрации. В заявке должны быть указаны следующие сведения для каждого пользователя:
1. Ф.И.О. полные.
2. Ф.И.О. в латинской транскрипции.
3. Должность.
4. Местоположение (кабинет, этаж, корпус).
5. Телефон рабочий (при работе на дому - и домашний).
6. Используемые или планируемые к использованию базы данных.
7. Уровень допуска к базам данных (корреспондент, читатель, автор или редактор).
8. Пароль для Интернета.
9. Подразделение.
Основание: представления директора УЦИ, проректора.
Проректор по информатизации и
новым технологиям образования Е.К. Хеннер
Приложение 11
к инструкции по делопроизводству
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ,
ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ
1. АКТЫ (проверок, ревизий, списания, передачи дел, экспертизы и др.)
2. ЗАДАНИЯ (на проектирование технических сооружений, проведение научно-исследовательских работ и др.)
3. ИНСТРУКЦИИ (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и др.)
4. НОРМАТИВЫ (расхода материалов, электроэнергии, численности работников и др.)
5. ОТЧЕТЫ (о командировках, научно-исследовательских работах, о производственной деятельности и др.)
6 ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем, типовых документальных материалов и др.)
7. ПЛАНЫ (производственные, учебные, научно-исследовательских работ, работы Ученого совета и др.)
8. ПОЛОЖЕНИЯ ( об организации, структурном подразделении, премировании и др.)
9. ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий и др.)
10. РАСЦЕНКИ (на производство работ).
11. СМЕТЫ (расходов).
12. СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ.
13. ТАРИФНЫЕ СТАВКИ.
14. УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ.
15. ФОРМЫ УНИФИЦИРОВАННЫХ ДОКУМЕНТОВ.
16. ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ И ИЗМЕНЕНИЯ К НИМ.
Приложение 12
к инструкции по делопроизводству
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ,
НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ УНИВЕРСИТЕТА.
ПЕРЕЧЕНЬ документов,
на которые ставится печать университета с изображением герба РФ Дипломы.
Приложения к диплому.
Академические справки.
Иные документы общегосударственного образца об образовании по лицензированным специальностям.
Устав университета.
Копии вышеперечисленных документов, направляемые в иные организации.
Списки председателей ГАК для утверждения в Федеральном агентстве по образованию.
Иные документы - по распоряжению ректора.
ПЕРЕЧЕНЬ документов, на которые ставится печать университета
с изображением логотипа ПГУ.
Акты.
Архивные справки.
Архивные копии.
Доверенности.
Договоры.
Задания.
Заключения и отзывы.
Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и др.).
Командировочные удостоверения.
Нормы расхода.
Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и др.).
Письма гарантийные.
Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные и др.).
Реестры (чеков, бюджетных поручений представляемые в банк).
Сметы расходов.
Соглашения.
Справки.
Спецификации (изделий, продукции).
Титульные списки.
Удостоверения.
Штатное расписание.
Приложение 13
к инструкции по делопроизводству
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
НАИБОЛЕЕ УПОТРЕБЛЯЕМЫХ ВИДОВ И РАЗНОВИДНОСТЕЙ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Организационные документы:
договор (контракт, соглашение) расценки
задание регламент
инструкция (должностная инструкция) рекомендации
нормативы смета
план (прогноз) стандарт
положение структура и штатная численность
порядок тарифные ставки
правила устав
программа штатное расписание
разъяснения
Распорядительные документы:
распоряжение протокол
решение указ
постановление указание
приказ
Информационно-справочные документы:
автобиография обзор
акт объяснительная записка
анализ письмо
анкета перечень (список)
график резюме
доклад справка
докладная записка (предложение, сводка
представление) сведения
заключение (отзыв) стенограмма
заявление телеграмма
информация телефонограмма
карточка (личная, лицевая и др.) характеристика
отчет
Разновидности писем (по содержанию и назначению):
письмо-предложение письмо-подтверждение
письмо-просьба письмо-напоминание
письмо-требование письмо-уведомление
письмо-извещение письмо-разъяснение
гарантийное рекламное
информационное сопроводительное
письмо-приглашение
Группы писем:
инициативные (письмо-запрос) и ответные (письмо-ответ)
Приложение 14
к инструкции по делопроизводству
ФОРМА ПОЛОЖЕНИЯ О СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
ПОЛОЖЕНИЕ
Личная Инициалы,
подпись фамилия
________ №________
Дата
Место издания
 |
|||
 |
|||
О(об)___________________
(Наименование
_________________________________
структурного подразделения)
Структура текста
1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права.
5. Взаимоотношения (служебные связи).
6. Ответственность.
Могут быть разделы:
Организация работы (или Организация и обеспечение деятельности).
Руководство.
Показатели оценки работы.
Контроль, проверка и ревизия деятельности.
Реорганизация и ликвидация.
Руководитель структурного Личная
подразделения подпись Инициалы, фамилия
Визы согласования
Приложение 15
к инструкции по делопроизводству
ФОРМА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Личная Инициалы,
подпись фамилия
__________ №__________
Дата
Место издания
 |
|||
 |
|||
_____________________________
Наименование должности работника
_____________________________
с указанием подразделения
Структура текста
1. Общие положения.
2. Функции.
3. Должностные обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения (связи по должности).
Могут быть разделы:
Основные задачи и функции.
Условия оплаты труда (или Компенсация за труд).
Показатели оценки работы (или Аттестация и оценка деятельности). Организация работы.
Организация рабочего места (или Организация и условия труда).
Распорядок рабочего дня.
Порядок утверждения и внесения изменений в инструкцию (или Порядок пересмотра инструкции).
Контроль, проверка и ревизия деятельности.
Руководитель структурного Личная
подразделения подпись Инициалы, фамилия
Визы согласования
С инструкцией ознакомлен Личная Инициалы, фамилия подпись
Приложение 16
к инструкции по делопроизводству
ФОРМА ПРОТОКОЛАНаименование организации
или коллегиального органа
ПРОТОКОЛ
____________ № ____________
дата заседания номер документа
Место заседания
Председатель -______________________________________________
(фамилия и инициалы в именительном падеже)
Секретарь -______________________________________________
(фамилия и инициалы в именительном падеже)
Присутствовали: _____________________________________________________
____________________________________________________________________
(фамилии и инициалы членов коллегиального органа или постоянных участников совещания в
алфавитном порядке в именительном падеже без наименования должности)
Приглашенные: ______________________________________________________
____________________________________________________________________
(фамилии и инициалы приглашенных в алфавитном порядке в именительном падеже.
при необходимости - с наименованием должности)
Повестка дня:
I. 0(06)...______________________________________________________________
(содержание вопроса)
Доклад______________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы в родительном падеже )
2.0(06)... (далее, как в п.1)
1. СЛУШАЛИ: _______________________________________________________
____________________________________________________________________
(фамилия, инициалы докладчика в родительном падеже, краткое изложение содержания доклада
(сообщения, информации) от 3 л.ед.ч. или слова «Текст прилагается»)
ВЫСТУПИЛИ: _______________________________________________________
____________________________________________________________________
(фамилия, инициалы выступивших в именительном падеже; краткое содержание выступления или
слова "Текст прилагается»)
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
1.1. Утвердить (поручить, представить,....)...
1.2. …
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
2.1....
2.2. ...
2.3....
Председатель Личная подпись Инициалы, фамилия
Секретарь Личная подпись Инициалы, фамилия
Приложение 17
к инструкции по делопроизводству
ФОРМА КРАТКОГО ПРОТОКОЛА
Наименование организации
или коллегиального органа
ПРОТОКОЛ
____________ № ____________
дата заседания номер документа
Заседания (собрания, совещания)…
Председатель -______________________________________________
(фамилия и инициалы в именительном падеже)
Секретарь ______________________________________________________________
(фамилия и инициалы в именительном падеже)
Присутствовали: _____________________________________________________
____________________________________________________________________
(фамилии и инициалы членов коллегиального органа или постоянных участников совещания в
алфавитном порядке в именительном падеже без наименования должности)
Приглашенные: ______________________________________________________
____________________________________________________________________
(фамилии и инициалы приглашенных в алфавитном порядке в именительном падеже.
при необходимости - с наименованием должности)
Рассмотренные вопросы:
1. _________________________________________________________________
(содержание вопроса, фамилии, инициалы выступающих)
2. …
3. …
Принятые решения:
1.…
2.…
3.…
Председатель Личная подпись Инициалы, фамилия
Секретарь Личная подпись Инициалы, фамилия
Приложение 18
к инструкции по делопроизводству
ФОРМА ВЫПИСКИ ИЗ ПРОТОКОЛАНаименование организации
или коллегиального органа
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
______________ №_____________
дата заседания номер документа
Место заседания
Заседания (собрания, совещания)…
Председатель -______________________________________________
(фамилия и инициалы в именительном падеже)
Секретарь -______________________________________________
(фамилия и инициалы в именительном падеже)
Присутствовали: _____________________________________________________
____________________________________________________________________
(фамилии и инициалы членов коллегиального органа или постоянных участников совещания в
алфавитном порядке в именительном падеже без наименования должности)
Приглашенные: ______________________________________________________
____________________________________________________________________
(фамилии и инициалы приглашенных в алфавитном порядке в именительном падеже.
при необходимости - с наименованием должности)
Повестка дня:
2.0(06)..._____________________________________________________________
(содержание вопроса)
Доклад__________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы в родительном падеже)
СЛУШАЛИ:
____________________________________________________________________
(фамилия, инициалы докладчика, краткое изложение содержания доклада, сообщения, информации)
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
2.1. Утвердить (поручить, представить)....
2.2. …
Председатель Инициалы, фамилия
Секретарь Инициалы, фамилия
Верно
Специалист 1 категории
Личная подпись Инициалы, фамилия
Дата
Приложение 19
к инструкции по делопроизводству
ФОРМА АКТА
Наименование организации Гриф утверждения документа
(если подлежит утверждению)
А К Т
______________ №____________
Место составления
(О проверке, о приеме-передаче,
о списании, об уничтожении и т.д.)
Основание: приказ руководителя организации от......... №...... "..............."
Составлен комиссией в составе:
Председатель _____________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
Члены комиссии: 1.___________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
(располагают 2.___________________________________________________
по алфавиту) (должность, фамилия, инициалы)
3.___________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
Присутствовали: 1.___________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
(располагают 2.___________________________________________________
по алфавиту) (должность, фамилия, инициалы)
Констатирующая часть - цели, задачи, характер работы, проделанной составителями акта, и ее результаты (установленные факты).
Выводы и заключения. Рекомендации (при необходимости).
Составлен в экз.: (при необходимости)
1-й экз. - .................
2-й экз. - ...............
3-й экз. - в дело № ......
………………………..
Отметка о наличии приложения (при необходимости)
Председатель комиссии Личная подпись Инициалы, фамилия
Члены комиссии Личная подпись Инициалы, фамилия
Личная подпись Инициалы, фамилия
Личная подпись Инициалы, фамилия
Приложение 20
к инструкции по делопроизводству
ФОРМА ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ (внутренней)
Наименование структурного Адресат
подразделения
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
______________ №____________
|
|||
 |
|||
Заголовок к тексту
Структура текста
1. Вводная часть.
Изложение фактов, событий, ситуации, причин: информирование о ходе работ или исполнении документов.
2. Аналитическая часть (может отсутствовать).
Анализ; возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации.
3. Заключительная часть.
Выводы, предложения или просьбы.
Отметка о наличии приложения (может отсутствовать)
Наименование должности Личная подпись Инициалы, фамилия
ФОРМА ЗАЯВЛЕНИЯ
Наименование структурного Адресат
подразделения
ЗАЯВЛЕНИЕ
__________ №__________
Структура текста
1. Изложение существа вопроса-просьбы ("Прошу перевести ...", "Прошу предоставить..." и т.д.).
2. Изложение деталей, мотивов.
Отметка о наличии приложения (может отсутствовать).
Наименование должности Личная подпись Инициалы фамилия
Визы согласования
Приложение 21
к инструкции по делопроизводству
ФОРМА СПРАВКИ
(по вопросам основной деятельности)
Наименование организации Адресат
(может отсутствовать)
С П Р А В К А
____________ №____________
Место составления
Заголовок к тексту
Текст ( может быть табличный, анкетный; связанный текст может делиться на разделы)
Отметка о наличии приложения (может отсутствовать)
Наименование должности Личная подпись Инициалы, фамилия
Отметка об исполнителе
или визы согласования
(могут отсутствовать)
Приложение 22
к инструкции по делопроизводству
ТЕЛЕТАЙПОГРАММА
(ТЕЛЕГРАММА)
Служебный заголовок
Указание на категорию телеграммы
Отметка о виде телеграммы
Телеграфный адрес получателя, полный или условный
Текст (содержание телеграммы)
Регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации
Подпись
Адрес и наименование отправителя (помещается под чертой)
ТЕЛЕФОНОГРАММА
Должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, передавшего телефонограмму
Должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму
Дата, номер телефонограммы
Время передачи
Текст телефонограммы
Должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма
Приложение 23
к инструкции по делопроизводству
ПЕРЕЧЕНЬ
нерегистрируемой корреспонденции
1. Копии счетов на оплату
2. Месячные, квартальные и другие отчеты.
3. Научные отчеты по темам.
4. Первичная документация бухгалтерского учета (авизо).
5. Периодические издания (газеты, журналы, брошюры, книги).
6. Поздравительные письма, телеграммы и открытки.
7. Прейскуранты.
8. Пригласительные билеты.
9. Формы статистической отчетности.
10. Рекламные извещения, плакаты, проспекты, программы совещаний и т.п..
11.Учебные планы, программы.
ОБРАЗЕЦ
УЧЕТНО-КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ
|
УЧЕТНО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА (11/10/04) Вид документа: письмо ОT КОГО: Дата пост. Гриф Индекс Вход.№ Город Москва 22/10/99 ВК 11 0028 Организация Минобрнауки России Подписал Галанов |
|
Исходящий № 20-55/1706-20-4 от 24 октября 2004 г. |
|
Содержание: 0 порядке представления к оформлению штатных расписаний на 2005 год |
|
Резолюция: Для исполнения Срок исполнения: 01/12/04 Исполнители: Максимов Н.И. Черников А.Н. Николаев С.Д. Арещенко Г.В. Царева Т.И. Чернышева Е.С. |
|
Исполнено: Исходящий номер ответа: Дата: |
Приложение 24
к инструкции по делопроизводству
ОБРАЗЕЦ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ УНИВЕРСИТЕТА
Федеральное агентство по образованию УТВЕРЖДАЮ
ПЕРМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
УНИВЕРСИТЕТ Ректор Пермского государственного университета,
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ профессор__________В.В. Маланин
на 2005 год "____"__________200__ год
г. Пермь
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Коли-чество дел |
Срок хранения дел и № статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
01. РЕКТОРАТ |
||||
|
01-01 |
Приказы и распоряжения Министерства образования и науки РФ, относящиеся к основной деятельности университета |
Постоянно, ст. 1б |
||
|
01-02 |
Инструктивные письма Министерства образования и науки РФ, относящиеся к основной деятельности университета |
Постоянно, ст. 1б |
||
|
01-03 |
Протоколы заседаний ректората университета |
Постоянно, ст. 5г |
||
|
01-04 |
Протоколы заседаний Совета ректоров вузов г. Перми |
Постоянно, ст. 5а |
||
|
01-05 |
Переписка с вышестоящими организациями по основным вопросам деятельности |
5 лет ЭПК, ст. 12 |
||
|
01-06 |
Документы (исторические обзоры деятельности университета, исторические справки, вырезки газетные, журнальные статьи и заметки) об истории университета |
Постоянно, ст. 47 |
Сдают в музей |
|
|
07. ОБЩИЙ ОТДЕЛ |
||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
07-01 |
Приказы и распоряжения Министерства образования и науки РФ, по основной деятельности университета |
Постоянно, ст.1б |
||
|
07-02 |
Директивные указания и инструктивные письма Министерства образования и науки РФ, по основной деятельности университета |
Постоянно, ст. 1б |
||
|
07-05 |
Приказы ректора по основной деятельности |
Постоянно, ст.6а |
||
|
07-06 |
Приказы ректора по личному составу работников |
75 лет ЭПК, ст. 6б |
||
|
07-07 |
Приказы ректора по личному составу студентов |
75 лет ЭПК, ст. 6б |
||
|
07-33 |
Утвержденная Инструкция по делопроизводству |
Постоянно, ст.10 |
ДЗН |
|
|
07-34 |
Номенклатура дел общего отдела |
До замены новой, ст67б |
||
|
07-35 |
Утвержденная сводная номенклатура дел университета |
Постоянно, ст.67а |
Согласованная с ГАПО |
|
|
07-36 |
Описи дел постоянного срока хранения, сданные в архив |
Постоянно, ст. 74а |
||
|
07-37 |
Акты о выделении дел временного срока хранения на уничтожение |
Постоянно, ст. 73 |
Начальник общего отдела В.А. Пепеляева
Заведующая архивом Н.М. Азанова
ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертной Протокол экспертно-
комиссии Пермского проверочно-методической
государственного комиссии комитета по делам
университета архивов Пермской области
от «__» _______ 200_г №__ от «__» _______ 200_г №__
Продолжение приложения 24
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведённых в 2005 году.
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе |
|
|
переходящих |
с отметкой «ЭПК» |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Постоянного |
|||
|
Временного (свыше 10 лет) |
|||
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|||
|
ИТОГО |
Пермского госуниверситета
Заведующая архивом Н.М. Азанова
Пермского госуниверситета
Приложение 25
к инструкции по делопроизводству
ОБРАЗЕЦ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ДЕКАНАТА
Федеральное агентство по образованию
ПЕРМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
УНИВЕРСИТЕТ
Наименование структурного
подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на 2005 год
г. Пермь
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Кол-во дел, томов |
Срок хране-ния дела и № статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Д-01 |
Приказы и инструктивные письма Федеральных агентств Министерства образования и науки РФ. Копии |
ДМН ст. 1б |
||
|
Д-02 |
Приказы и инструктивные письма Министерства образования и науки РФ (для сведения). Копии |
ДМН ст. 1б |
Присланные для сведения |
|
|
Д-03 |
Приказы и распоряжения ректора, проректоров университета. Копии |
ДМН ст. 6а |
Присланные для сведения |
|
|
Д-04 |
Приказы ректора университета по личному составу студентов.Копии |
ДМН ст. 6б |
Присланные для сведения |
|
|
Д-05 |
Положение о факультете |
До замены новым, ст. 16 |
||
|
Д-06 |
Утвержденные должностные инструкции о правах и обязанностях работников |
3 года ст. 35б |
После замены новыми |
|
|
Д-07 |
Приемо-сдаточные акты, составленные при смене декана |
Постоянно ст. 36а |
||
|
Д-08 |
Распоряжения декана факультета |
Постоянно ст. 6а |
||
|
Д-09 |
Протоколы заседаний Ученого Совета факультета |
Постоянно ст. 5а |
||
|
Д-10 |
Протоколы заседаний комиссии по назначению стипендии студентам |
5 лет ЭПК ст. 5е |
Документы по утверждению именных стипендий, спис-ки стипендиатов - постоянно |
|
|
Д-11 |
Протоколы заседаний Государственной аттестационной комиссии |
Постоянно ст. 5б |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Д-12 |
Отчеты председателей государственных аттестационных комиссий |
5 лет ЭПК ст. 5е |
Сдает УМУ |
|
|
Д-13 |
Годовой и ежемесячный статистические отчеты о движении контингента студентов |
5 лет ст. 201 |
Подлинник в УМУ |
|
|
Д-14 |
Экзаменационные и зачетные ведомости и листы |
5 лет ст. 597* |
6 лет - заочная форма обучения |
|
|
Д-15 |
Ведомости ГАК |
5 лет ст. 597* |
||
|
Д-16 |
Сводные ведомости успеваемости студентов |
не менее 25 лет ст. 605* |
||
|
Д-17 |
Государственные образовательные стандарты специальностей, направлений |
ДМН ст. 370б |
||
|
Д-18 |
Учебные планы по специальностям и направлениям факультета |
ДМН ст. 371б |
1 экз. хранится в УМУ |
|
|
Д-19 |
Рабочие учебные планы по специальностям и направлениям факультета |
ДМН ст. 371б |
||
|
Д-20 |
Документы (расписания, планы, графики) о проведении учебных занятий, зачетов и экзаменов |
1 год ст. 380 |
||
|
Д-21 |
Учебные карточки студентов |
75 лет ст. 499а* |
В личном деле студентов |
|
|
Д-22 |
Личные дела студентов очной, очно-заочной, заочной форм обучения |
75 лет ст. 499а* |
||
|
Д-23 |
Государственные образовательные стандарты специальностей, направлений. |
ДМН ст. 370б |
||
|
Д-24 |
Акты проверки факультета |
Постоянно ст. 48 |
||
|
Д-25 |
Журнал учета выдачи студенческих билетов и зачетных книжек |
5 лет ст. 526б* |
||
|
Д-26 |
Журнал учета посещения занятий студентами |
5 лет ст. 605* |
||
|
Д-27 |
Копии архивных справок, выданные по запросам граждан, документы (заявления, запросы, переписка) к ним |
5 лет ст. 80 |
||
|
Д-28 |
Архивные справки, выданные по запросам граждан (копии) |
5 лет ст. 80 |
Подлинник в личном деле |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Д-29 |
Утвержденная номенклатура дел деканата факультета |
До замены новой ст. 67б |
||
|
Д-30 |
Описи дел постоянного срока хранения, сданные в архив |
Постоянно ст. 74а |
||
|
Д-31 |
Акты о выделении дел временного срока хранения на уничтожение |
Постоянно ст. 73 |
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителя структурного подписи
подразделения
дата
Заведующая архивом Подпись Расшифровка
подписи
Приложение 26
к инструкции по делопроизводствуФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
Федеральное агентство по образованию УТВЕРЖДАЮ
ПЕРМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
УНИВЕРСИТЕТ Ректор Пермского государственного университета,
Название структурного профессор__________В.В. Маланин
подразделения «___» _____________ 200__год
А К Т
__________№ __________О выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
Отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы:
|
№ п/п |
Заголовок дела |
Край-ние даты |
Индекс дела по номен-клатуре |
Кол-во дел, папок, томов |
Срок хранения и №№ статей по перечню |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Итого_________________________________дел за ___________________годы
(цифрами и прописью)Наименование должности Подпись Расшифровка
лица, ответственного подписи
за делопроизводство
Зав. архивом Подпись Расшифровка
Дата подписи
Приложение 27
к инструкции по делопроизводству
ОБРАЗЕЦ ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛАЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА
В деле № _____________________ опись № _______________ фонд № Р-180подшито и пронумеровано
_____________________________________________________________листов,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов______________________________________________
пропущенные номера листов__________________________________________
+ _________________________________________листов внутренней описи *
(цифрами и прописью)Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя подписи
Дата
_______________________
* В листе- заверителе дел постоянного хранения строка о количестве листов внутренней описи не заполняется, т.к. внутренняя опись в этих делах не составляется.
Приложение 28
к инструкции по делопроизводству
ОБРАЗЕЦ ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела|
№ пп |
Индекс документа |
Дата документа |
Заголовок документа |
№№ листов |
Приме- чание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Итого:____________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество ____________________________________листов внутренней описи
(цифрами и прописью)Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя подписи
Дата
Приложение 29
к инструкции по делопроизводствуОБРАЗЕЦ ОБЛОЖКИ ДЕЛА ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
|
Фонд №_________ Опись№_________ Дело №_________ |
____________________________________________________________________
(Наименование министерства или Агентства)
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(Наименование университета)____________________________________________________________________
( Наименование структурного подразделения)
Дело №_______
___________________________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________
(Заголовок дела)
________________________
________________________
(Крайние даты)
На _______________листах
(Количество)
|
Фонд №______________ Опись №______________ Дело №______________ |
_____________________________________
Примечание: Наименование министерства заполняется на расстоянии не менее 6 см. от верхнего края обложки.
Приложение 30
к инструкции по делопроизводству
ОБРАЗЕЦ ОБЛОЖКИ ЛИЧНОГО ДЕЛА СТУДЕНТА|
Факультет________________ Отделение________________ Специальность____________ |
___________________________________________________
Фамилия
___________________________________________________
Имя
___________________________________________________
Отчество
1. Зачислен: Приказ № _____________от ________________200_г.
2. Окончил: Приказ № _____________от ________________200_г.
На _____________листах
Хранить 75 лет
Приложение 31
к инструкции по делопроизводству
ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ И ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
Федеральное агентство по образованию УТВЕРЖДАЮ
ПЕРМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ Наименование должностиУНИВЕРСИТЕТ руководителя структурного
подразделения
Наименование структурного Подпись Расшифровка
подразделения подписиДата
ОПИСЬ № ____
|
№ пп |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Кол-во листов |
Срок хранения* |
Приме- чание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
В данную опись внесено____________________________________________дел,
(цифрами и прописью)с № _____________ по №_____________, в том числе:
литерные номера:_____________________
пропущенные номера_________________
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
Зав. архивом Подпись Расшифровка подписи
Дата
_______________________
* Графа 6 в описях дел постоянного хранения отсутствует.
Приложение 32
к инструкции по делопроизводству
ФОРМА АКТА О НЕОБНАРУЖЕНИИ ДОКУМЕНТОВ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ, ПУТИ РОЗЫСКА КОТОРЫХ ИСЧЕРПАНЫФедеральное агентство по образованию УТВЕРЖДАЮ
ПЕРМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
УНИВЕРСИТЕТ Ректор Пермского государственного университета,
Название структурного профессор__________В.В. Маланин
подразделения «___» _____________ 200__год
А К Т
___________№ ____________
О необнаружении документов,
пути розыска, которых исчерпаны
В результате проверки наличия документов с целью их подготовки для последующей передачи в архив университета установлено отсутствие перечисленных ниже дел. Предпринятые всевозможные меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи, с чем считаем возможным, снять с учёта
|
№ пп |
Заголовок дела |
Кол-во листов |
Крайние даты |
Причины отсутствия |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
ИТОГО: ______________________________________________единиц хранения
(цифрами и прописью)
Наименование должности
руководителя структурного Расшифровкаподразделения Подпись подписи
Дата
Наименование должности
лица, ответственного Расшифровка
за делопроизводство Подпись подписи
Дата
Приложение 33
к инструкции по делопроизводству
ИНДЕКСЫ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ
|
Ин- декс |
Наименование подразделений |
Ин- декс |
Наименование подразделений |
1 |
2 |
1 |
2 |
|
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 |
Ректорат Первый проректор - проректор по научной работе Проректор по учебной работе Проректор по экономике и социальным вопросам Проректор по информатизации и новым технологиям обучения Проректор по хозяйственной работе Общий отдел Архив Ученый совет Учебно-методическое управление Приемная комиссия Научно-исследовательская часть Отдел аспирантуры и докторантуры Отдел охраны интеллектуальной собственности Юридический отдел Отдел кадров Первый отдел Второй отдел Отдел производственной практики Отдел международных связей Библиотека Бухгалтерия Расчетный отдел Планово- финансовый отдел Отдел маркетинга и предпринимательской деятельности Отдел социального развития Профком студентов Профком сотрудников Студенческий научный центр Совет молодых ученых Университетский центр Интернет Вычислительный центр Региональный центр дистанционного образования Пермская региональная служба по оценке качества образования ПГУ (СОКО) Отдел по связям с общественностью Редакционно-издательский отдел Типография |
105 106 107 110 120 130 140 150 160 170 180 190 200 210 230 111 112 113 114 115 116 117 118 121 122 123 124 125 126 |
Общеуниверситетские кафедры Кафедра педагогики Военная кафедра Кафедра физической культуры и спорта (СК "Наука") Деканаты Механико-математический Физический Географический Геологический Экономический Химический Историко-политологический Биологический Филологический Юридический Философско-социологический Современных иностранных языков и литератур Кафедры механико-математического факультета Высшей математики Математического анализа Теории вероятности и математической статистики Прикладной математики и информатики Математического обеспечения вычислительных систем Механики и процессов управления Механики сплошных сред и вычислительных технологий Дискретной математики и информатики Кафедры физического факультета Физики твердого тела Компьютерных систем и телекоммуникаций Экспериментальной физики Общей физики Теоретической физики Кафедра физики фазовых переходов |
Продолжение приложения 33
1 |
2 |
1 |
2 |
|
38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 80 80/1 80/2 80/3 80/4 80/5 80/6 80/7 |
Штаб гражданской обороны Отдел охраны труда Отдел капитального строительства Отдел снабжения Отдел главного энергетика Отдел главного механика Служба безопасности Отдел студенческих общежитий Служба радиационной безопасности Отдел метрологии и стандартизации Методический кабинет Организационно-методическая комиссия Методический совет Кадровое агентство "Альма-Матер" Пермский центр социального партнерства и социологических исследований Центр геоинформационных систем (ГИС Центр) Музей истории Ботанический сад Лицей Березниковский филиал ОКБ "Маяк" Естественно-научный институт Камская биостанция УНБ "Предуралье" УОЛХ "Троицкий" Дом культуры студентов Медпункт Санаторий-профилакторий Центр Интернет-образования Региональный институт непрерывного образования Директор Подготовительные курсы Репетиционные курсы интенсивной предэкзаменационной подготовки к ЕГЭ и вступительным испытаниям Курсы классической гимназической подготовки Центр тестирования ОДО «Littera» ЦДО «Romania» Курсы «Контакт» |
131 132 133 134 135 136 141 142 143 144 145 146 147 151 152 153 154 155 156 161 162 163 164 165 171 172 173174 175 176 |
Кафедры географического факультета Физической географии и ландшафтной экологии Социально-экономической географии Биогеоценологии и охраны природы Метеорологии и охраны атмосферы Гидрологии и охраны водных ресурсов Туризма Кафедры геологического факультетаИнженерной геологии и охраны недрДинамической геологии и гидрогеологии Региональной и нефтегазовой геологии Геофизики Поисков и разведки полезных ископаемых Минералогии и петрографии Физических процессов горного и нефтегазового производства Кафедры экономического факультета Учета, аудита и экономического анализа Экономической кибернетики Экономики, предпринимательства и менеджмента Экономической теории и мировой экономики Финансов, кредита и биржевого дела Специальное отделение экономического факультета Кафедры химического факультета Аналитической химии Физической химии Органической химии Неорганической химии Природных и биологически активных соединений Кафедры историко- политологического факультета Истории древнего мира и средних веков Новой и новейшей истории Древней и новой истории России Новейшей истории России Общей отечественной истории Политических наук |
Продолжение приложения 33
1 |
2 |
1 |
2 |
|
80/8 80/9 80/10 80/11 80/12 80/13 80/14 80/15 80/16 80/17 80/18 80/19 80/20 80/21 80/22 80/23 80/24 80/25 |
Курсы «Business-Deutsch, Business-Français» ЦДФО Центр «Академическая мобильность» Школа эффективных социальных коммуникаций ЦДО "Лингва" УКО «Матезис» Центр современных технологий обучения Курсы регионального центра дистанционного образования ЦДЭО Отделение дополнительного профессионального образования Сертифицированный центр подготовки бухгалтеров ЦДО «Гранит» Центр экологического менеджмента и аудита Курсы «Безопасность жизнедеятельности и валеология» Социально-гуманитарный факультет Центр гражданского образования Центр психологического образования Центр прикладной и практической психологии |
181 182 183 184 185 186 191 192 193 194 201 202 203 204 205 206 207 208 211 212 213 214 215 231 232 233 234 235 236 |
Кафедры биологического факультета Ботаники и генетики растений Физиологии растений и микроорганизмов Зоологии беспозвоночных и водной экологии Зоологии позвоночных и экологии Микробиологии и иммунологии Экологии и безопасности жизнедеятельности Кафедры филологического факультета Общего и славянского языкознания Русского языка и стилистики Русской литературы Журналистики Кафедры юридического факультета Гражданского права и процесса Социальной работы Конституционного и финансового права Теории и истории государства и права Уголовного права и прокурорского надзора Трудового права и социального обеспечения Уголовного процесса и криминалистики Международного и Европейского права Кафедры философско-социологического факультета Философии Политэкономии Психологии Истории философии Социологии и политологии Кафедры факультета современных иностранных языков и литератур Кафедра английской филологии Кафедра немецкой филологии Кафедра романской филологии Мировой литературы и культуры Кафедра английского языка Кафедра немецкого, французского и латинского языков |
<
